Para mí es más o menos 24/7. Y creo que casi todos los que manejan su propio negocio sienten lo mismo. En serio, están sucediendo mil cosas en un momento dado.
Una de las razones por las que mi lista de tareas pendientes se acumula es porque administro un equipo de contratistas remotos. Uno de mis contratistas en Pakistán me preguntó recientemente: “¿Cómo manejas todo lo que estás pasando? Quiero decir, ¿cómo lo mantienes todo en orden?
Entonces pensé que valía la pena escribir sobre eso.
Para gestionar con éxito todos estos aportes y alcanzar con éxito sus objetivos, debe maximizar la productividad.
Y para hacer eso, utilizo una combinación de objetivos, mentalidades y tecnología.
Siga leyendo para descubrir cómo me mantengo productivo, el mejor software de productividad empresarial para su empresa, la importancia del seguimiento del tiempo y una gran historia de cómo nuestra aplicación ayudó a UpGiant a ser más productivo.
A continuación, descubra lo que debe suceder para alcanzar ese objetivo. Estos son tus objetivos a 6 meses. Y así.
Trabaja hacia atrás hasta que tengas tus objetivos de 30 días. Estos objetivos se convierten en tareas y se ejecutan.
Este método es excelente porque alinea sus tareas a corto plazo con sus objetivos a largo plazo. Y siempre sabes lo que hay que hacer.
Esa es la clave.
Mentalidad
Ahora que sabe lo que hay que hacer, es hora de comenzar a ejecutar. Aquí es donde entra en juego la mentalidad.
Lo más importante aquí es que estas tareas de 30 días necesitan su enfoque. Esto significa que su lista de tareas diarias solo debe incluir tareas que estén directamente relacionadas con sus proyectos de 3 meses.
Su lista de tareas diarias solo debe incluir tareas que estén directamente relacionadas con sus proyectos de 3 meses
Te reto a que prestes mucha atención durante los próximos 7 días a cómo realmente pasas tu tiempo. ¿Cuánto tiempo en cada uno de esos días pasó trabajando en los proyectos que se relacionan directamente con usted para completar ese proyecto de 30 días?
Mira a dónde va tu tiempo
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Lo más probable es que esté trabajando mucho menos en los elementos que impulsan su negocio hacia adelante (de acuerdo con los objetivos que acaba de establecer). Una gran causa de esto es la distracción causada por las entradas que está permitiendo fácilmente.
Los ejemplos incluyen permitir que otros se comuniquen con usted a través de Skype, Hangouts de Google, correo electrónico y teléfono. Estás eligiendo abrir tu correo electrónico y dejar Skype abierto.
¿Qué pasaría si no abrieras ninguno de estos programas a primera hora de la mañana y estuvieras tan fácilmente disponible? ¿Qué pasaría si llegaras a tu computadora y comenzaras a eliminar esas tareas de 30 días?
Eso es difícil, y lo difícil suele ser lo que mueve su negocio en la dirección correcta. También es lo más fácil de llevar a un segundo plano mientras contesta esos 100–200 correos electrónicos al día. Estas entradas que está permitiendo pueden consumir un día de 8 horas antes de darse cuenta. Apague las entradas y haga más cosas.
Apague las entradas y haga más cosas
No contesto el teléfono. Mi número es público, pero solo contesto cuando alguien de mi familia o un socio comercial está llamando.
Nadie más tiene derecho a invadir mi tiempo personal en función de lo que sea conveniente para ellos. Lo acaparo.
El representante de ventas de Godaddy no tiene el derecho de distraerme. No escucho ni veo sonar mi teléfono porque está en silencio y al revés. El hecho de que estén llamando no significa que estoy respondiendo.
Si alguien quiere contactarte lo suficientemente mal, dejará un mensaje (que he configurado para ir automáticamente a mi bandeja de entrada de correo electrónico). En ese momento, podemos programar el tiempo por correo electrónico si la necesidad está ahí. El 95% del tiempo, lo que sea que estaban llamando se puede manejar por correo electrónico, lo que es mucho más eficiente.
Esto puede sonar duro, pero es cómo hago un trabajo real en lugar de quedar atrapado en las trincheras de estas entradas. Canalizo todo al correo electrónico y luego respondo a esos correos electrónicos en mi tiempo.
Cómo el software de productividad empresarial le ayuda a cumplir sus objetivos
Ahora que ha establecido sus objetivos y tiene la mentalidad correcta, es hora de encontrar las herramientas adecuadas para ayudarlo a alcanzar esos objetivos. El software de productividad empresarial es lo que necesita.
El software de productividad eficaz lo ayuda a maximizar su productividad mientras minimiza la cantidad de tiempo que pasa usándolo. Cuanto menos intrusivo sea su software de productividad, mejor.
Un buen software de productividad fortalece su dominio sobre sus proyectos. Puede ver el panorama general y la dirección que toman sus proyectos como nunca antes. Al mismo tiempo, sus proyectos estarán tan bien organizados que nunca más se perderá ningún detalle.
El software de productividad empresarial también permite a los gerentes obtener información sobre sus equipos. Los líderes pueden averiguar en qué está trabajando cada uno de sus empleados en un momento dado (si están rastreando activamente el tiempo facturable). Al supervisar a sus empleados, puede señalar, eliminar y prevenir problemas potenciales fácilmente.
Y en la lucha interminable para combatir las distracciones y las dilaciones, el software de productividad ayuda a su equipo a concentrarse. Se enfatizan las tareas de alta prioridad.
La supervisión adecuada de los empleados evitará que sus empleados se demoren durante sus horas de trabajo. La organización mejorada del proyecto ayudará a eliminar las distracciones al enfatizar las tareas prioritarias. Haga que sus empleados se concentren por completo y alcanzará todo el potencial de su empresa.
Qué buscar en el software de productividad empresarial
Confiabilidad
Es tentador comprar el software de productividad empresarial más económico.
Sin embargo, tenga en cuenta que utilizará el software para almacenar y compartir datos importantes de la empresa. La fiabilidad es un factor clave en la elección del software de productividad empresarial.
No debe haber ningún compromiso cuando se trata de la seguridad de los datos de su empresa.
Compatibilidad de software multiplataforma
Al elegir el software de productividad empresarial, debe tener en cuenta los hábitos de los empleados. Sus empleados pueden usar diferentes sistemas operativos y preferir diferentes dispositivos. El software de productividad que elija debe ser compatible con todos los sistemas operativos.
Elegir el mejor software de productividad empresarial
Usando el software sobre la marcha
Tener una versión móvil del software de productividad de su empresa siempre es una ventaja.
Busque software de productividad empresarial al que pueda acceder en la web, así como dispositivos Android e iOS. Tener acceso a los datos de su empresa sobre la marcha definitivamente puede ser útil.
Funciones avanzadas de gestión de proyectos
Las características de gestión de proyectos son uno de los puntos centrales del buen software de productividad empresarial. El software ideal le dará un control completo sobre todos sus proyectos y le permitirá organizar y delegar tareas fácilmente.
También debe poder supervisar el progreso en todo momento.
Funciones de monitoreo de empleados
El monitoreo adecuado de los empleados es una de las claves para aumentar la productividad. Es fácil vigilar a los empleados en una oficina física, pero ese no es siempre el caso con los trabajadores remotos. El software de productividad empresarial adecuado le permitirá supervisar a sus empleados dondequiera que se encuentren.
Seguimiento de tiempo
El tiempo es el activo más valioso para cualquier negocio. Cuando paga a los empleados por hora, no puede permitirse perder un tiempo precioso. El software de productividad empresarial con funciones de seguimiento del tiempo lo ayudará a organizar mejor su tiempo.
El seguimiento preciso del tiempo le ahorra tiempo, dinero y productividad.
Realice un seguimiento preciso del tiempo con Hubstaff
Gratis por 14 días
Software de productividad empresarial en laptop
Herramientas para generar informes, facturas y facturación.
El software de su empresa debe facilitar la administración de la empresa y ayudarlo a optimizar o incluso automatizar muchos procedimientos que requieren mucho tiempo.
Las soluciones de software de productividad empresarial de alta calidad incluyen herramientas para generar informes y planificar presupuestos. Las soluciones de software robustas también pueden generar facturas y gestionar la facturación.
Las herramientas que uso todos los días
La tecnología es el pegamento que mantiene mi día unido. Dedique el tiempo necesario para configurar sus sistemas correctamente la primera vez y luego deje que sus sistemas trabajen para usted.
- Plataformas de servicio al Cliente
- Tiendas Virtuales
- Correo Corporativo
- Cursos Online
- Plataformas E Learning
DISEÑO Y DESARROLLO
COMERCIO ELECTRÓNICO
MARKETING DIGITAL
Aquí están las cuatro herramientas principales que uso, y una descripción general de cómo las uso.
Hubstaff
Aquí es donde realmente hago el seguimiento del tiempo y me hago responsable del tiempo que paso. Así es también como llevo un registro de todas las horas facturables y el tiempo que mi equipo pasa. Cada segundo es rastreable, y al final del día tienes una muy buena idea de cómo estás gastando tu tiempo.
Además, al final de la semana o del mes, es muy fácil comprender estos datos desde un alto nivel y ver exactamente cuánto tiempo lleva cada tarea. Los objetivos se establecen en el nivel macro, y Hubstaff opera todos los días en el nivel micro.
Software de seguimiento de la productividad empresarial de Hubstaff
Los objetivos se establecen en el nivel macro, y Hubstaff opera todos los días en el nivel micro.
Para la tecnología, son realmente estas cuatro herramientas las que gobiernan mi día. He descubierto que para mí, es mejor no ser demasiado complejo. Solo necesita saber qué hacer, y luego tener un sistema que lo empuje hacia esos objetivos (con responsabilidad).
Mida la productividad de su equipo con Hubstaff
Mira cuánto se está haciendo
Gmail
Esta es mi plataforma de comunicaciones. Casi todo funciona a través de Gmail para mí. Cuando quiero comunicarme lo hago a través de Gmail (o Hangouts).
Rastreador Pivotal
Aquí es donde mantenemos la enorme lista de elementos que deben hacerse en nuestro negocio. Hay miles de "historias" en nuestra cuenta. Lo bueno de Pivotal es que se basa completamente en la prioridad. Al igual que Trello y otras herramientas, los elementos de mayor prioridad siempre deben estar en la parte superior.
Aquí es donde van todas esas tareas de 30 días, y todo se prioriza. Pivotal es una lista masiva de elementos a los que podemos hacer referencia constantemente como equipo. Nada se olvida. Si tienes una idea genial, solo crea un boleto Pivotal y luego olvídalo hasta otro día.
Esto es un gran alivio para el estrés para mí porque siempre hay un orden para las tareas que se están haciendo. Aquí hay un pequeño ejemplo de cómo se ve:
Rastreador fundamental para la planificación empresarial
calendario de Google
Aquí es donde guardo los elementos más importantes que quiero hacer para el día y la semana. Mantengo los artículos en bloques de una hora en su mayor parte, y a veces 30 minutos. Estos artículos se extraen de Pivotal solo para recordarme de una manera más "frontal y central".
Accountability is important in remote teams no one is beside you making sure you're working
Chris Jenkins, owner of UpGiant, is a Google partner with expertise in AdWords and PPC services.
In a virtual company, the more insight you can get into your team’s working habits the better you’ll be able to manage them. That’s why features like randomized screenshots are so valuable: with them you can visualize what projects are progressing with a quick glance
Employee internet monitoring software tracks all the websites and pages your employees visit while they are tracking time. It adds another layer to your arsenal of management tools, encourages self-discipline in your employees, and provides a precise overview of your team’s web browsing habits.
Working from home opens us up to a slew of distractions, so URL tracking software allows people to monitor how they are doing and notice bad patterns in their own behavior. Many remote workers share that knowing that their activity is being tracked allows them to beat procrastination and achieve their highest productivity.
And for you, as a manager, keeping your team members accountable with employee Internet monitoring will help ensure they stay on top of their tasks even if no one is constantly checking up on them.
In addition to the management and self-management benefits, remote teams are usually paid by the hour. Whenever you exchange money for somebody’s time, you need to make sure you’re not just throwing your capital to waste. The use of employee monitoring software allows you to get really detailed insight in how you’re spending your money.
In time, this will allow you to channel your efforts and capital in the directions that give you the best return on investment.
Here’s what URL monitoring software can do:
- Discourage distractions
- Improve productivity
- Accelerate the working process
- Reduce setbacks and delays
Hubstaff provides graphs based on each employee’s browsing activity so you will know how many hours people spend browsing the Internet. In addition to the website visited, Hubstaff also tracks which sub-pages are opened, which means you can check every URL that your employees visit during their billable hours and see whether they’re browsing because of a work-related task or just wasting time.
See which websites your team is spending time on
Click to try it out for free
A case study: Hubstaff + Teamwork
Chris Jenkins, owner of UpGiant, is a Google partner with expertise in AdWords and PPC services.
He runs virtual teams and is also one of Hubstaff’s valued clients. UpGiant’s team uses the Hubstaff-Teamwork integration to increase efficiency, save time on administrative tasks and double productivity.
Chris was nice enough to sit down and discuss how to increase productivity, his experience with Hubstaff and why he uses it. Check out the interview below to learn more.
About the Company
UpGiant is an inbound marketing agency focused on AdWords. We setup campaigns and then manage them for small businesses. We’re focused on helping our clients make more money online by gaining leads and profitable customers.
What problem did you have?
“We were using TimeDoctor, which worked well enough but it would freeze and not record time. When this happened, my contractors would complain and stop working. Basically, if the time tracker didn’t work, my business didn’t move forward.”
“At this time we were using a TimeDoctor and JIRA integration, but we needed something more reliable that we could share with clients. I wanted to give our clients limited access to our time tracking system so they could see screenshots and verify hours billed.”
What was the solution?
“We turned to Hubstaff to fix our problem. I came across Hubstaff by doing a Google search for alternatives to TimeDoctor. We use Hubstaff’s Teamwork integration to track time spent on individual Teamwork tasks.”
“Hubstaff has never failed to record time, which ensures my workers log accurate time, get paid and advance in UpGiant.”
Hubstaff has never failed to record time -@upgiant
“Hubstaff support is quick to respond and resolve any issue we have and they provide the ability to create “Organizations” so we can share with clients. Here are the three solutions we now have with Hubstaff.”
1. Job Costing
- Before Hubstaff, we had a rough idea how many hours were going into specific client projects but no exact figures.
Integrating Hubstaff with Teamwork has allowed us to track expenses and match them to specific clients and/or client projects. - Every second logged via Hubstaff is now tied to a specific client project and client task.
- We realized that we were losing money or just breaking even on some jobs, so we raised our prices on some specific projects and have earned 50-100% more
2. Activity Levels
- While you can’t use activity levels to compare apples to oranges, you can use it to compare the engagement of team members completing identical tasks.
- Once we’ve learned the average activity level for a specific task, you can use it to identify and correct team members that aren’t pulling their weight.
3. Client Organizations
- With Hubstaff organizations, we’re never questioned about our billable hours.
- Our clients know that our hours invoiced will always match our hours worked.
- I think it has helped increase sales and with client retention.
What’s your Hubstaff workflow?
“When we get new clients, we create a Teamwork project for them. We integrate the Teamwork project with a newly created Hubstaff organization for that client and give the client access.”
“Then we add the appropriate contractors to the project and load up Teamwork with tasks to complete with due dates.”
“Once contractors complete tasks, they mark them as complete with Hubstaff and it sends the time data back to Teamwork.”
What were the big wins?
- Since migrating to Hubstaff, productivity has doubled.
- The time tracking activity meter has helped me spot and correct contractors with low productivity levels. Hubstaff has helped me identify contractors that waste time.
- We save at least one hour every day on admin tasks thanks to Hubstaff.
Why would you recommend Hubstaff?
“Hubstaff will improve the productivity of your entire team. It’ll add a layer of transparency your clients will enjoy and build up the level of trust between agencies and clients using billable hours and invoicing. Clients with Hubstaff access will never question billed time.”
Hubstaff will add a layer of transparency your clients will enjoy
“Productivity tip: make note of activity levels for the best staff and use them as a benchmark for future staff performing similar projects.”
Try Hubstaff today
Free for 14 Days
If you liked UpGiant’s success story, do share the love on Facebook, Twitter, LinkedIn or email a friend about it.
What makes Hubstaff the best business productivity software?
Hubstaff was founded in 2012 by two entrepreneurs from Indiana who needed a better way to manage their remote employees. The software was built by people like you, for someone just like you.
Hubstaff is rich in features, yet easy to use. It includes all the essential tools in their most sophisticated form, with a focus on user experience. We aim to change the way you think about productivity by providing an all-on-one, streamlined business solution.
| Runs on all major operating systems like Linux, Windows, and Mac OS | Offers GPS and location tracking |
| Runs on mobile devices | Automatically generates timesheets, filterable reports, and invoices |
| Provides automatic or manual time tracking | Provides several payment gateways: PayPal, Payoneer, and Transpay |
| Enables employee monitoring via activity levels and randomized screenshots | Set up automatic weekly, bi-weekly, or monthly recurring payments |
| Has URL tracking and application monitoring | Integrates with many other project management software solutions |
Hubstaff has been developed by people who know what it’s like to be in your shoes. We have all the features you need, packaged into one convenient software solution. We’re here to help any company that wants to improve business processes and streamline workflow.
Start your 14-day free trial now and see how the right business productivity software can transform your business.
Let us know in the comments which business productivity software you use!
